Como a comunicação empresarial pode ser aplicada em seus projetos - Parte #2
Antes de embarcar nesse post, recomendamos a leitura da primeira parte que está aqui.
Agora que você compreendeu os contextos básicos da comunicação empresarial, está na hora de entender como aplicá-los. Esse caminho se passa pelas características da equipe e por ferramentas de comunicação.
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O que você vai aprender:
. Compreender a comunicação empresarial como estratégia vital para o seu projeto.
Objetivo:
. Apresentar as ferramentas necessárias para estruturar a comunicação empresarial no seu projeto.
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Regras?
Não há. A partir de agora você vai encontrar uma série de sugestões e análises de possíveis cenários onde a comunicação empresarial poderá impactar positivamente no seu projeto.
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Pode ser que você não tenha um time focado em comunicação, o que não seria uma novidade, já que esse importante e vital setor não é tão cuidado quanto deveria por organizações e equipes de projetos. E isso acontece por "N" fatores estruturais, que variam entre as iniciativas.
É importante colocar que a sustentabilidade de qualquer projeto passa justamente pela capacidade de comunica-lo, e também pela a construção de um cenário onde haja poucos ou nenhum bloqueio para que a sua mensagem seja transmitida.
COMO APLICAR?
Comunicação interna / O que estamos fazendo aqui?
Todos precisam compreender o contexto onde estão inseridos!
Em grandes empresas, a comunicação interna geralmente é produzida por um relações públicas ou setor de marketing, e repassada a toda base de colaboradores pelo RH, ou até produzido por eles mesmos. Os meios são os já tradicionais: e-mail, informativos, banners, skype, até o famoso aviso no mural do ponto.
Trazendo isso à realidade dos projetos onde o objetivo é viabilizar a ideia principal do negócio, as informações precisam ser transmitidas com instantaneidade e todos da equipe precisam ter acesso aos meios pela quais elas serão repassadas.
O que você precisa?
. UM PROFISSIONAL DE COMUNICAÇÃO JÁ!
Certamente você conhece (algumas) técnicas e ferramentas de comunicação e as domina no dia-a-dia, mas ter um profissional destacado (somente) para esse setor, é a melhor escolha que você pode fazer.
Entre outras funções, esse profissional tem o dever de planejar e aplicar estratégias de comunicação, com o objetivo de apresentar os propósitos do projeto ao público de interesse.
Infelizmente muitos projetos não contam com essa figura chave e dependendo do contexto em que está inserido, correm sérios riscos de não expandir ou desenvolver a iniciativa.
Os profissionais de comunicação têm três habilitações diferentes: relações públicas, jornalismo e publicidade. Cada um deles têm conhecimentos e visões diferentes sobre a área, e certamente contribuirão com o seu projeto.
O QUE DEVO FAZER:
Havendo a possibilidade, contrate um profissional para cuidar dessa importante área do seu projeto. Converse com candidatos que se identificam com a sua proposta, seja claro, dialogue, exponha ideias, esqueça as perguntas padrão dos RH. Faça o profissional desejar estar no seu projeto. Defina corretamente a forma de contratação, assim como seus deveres, direitos e metas.
SEJA DIGITAL
Você tem uma equipe e um propósito. Agora será necessário que todos estejam cientes das decisões sobre o posicionamento, objetivos, táticas e estratégias do projeto.
Para que as ideias não fiquem vagas é importante documentar todas as informações pertinentes e discutidas pela equipe. Para isso, criar apresentações e disponibiliza-las (de preferência) digitalmente é um meio de garantir acesso organizado pela equipe de projeto.
O fácil acesso das informações nesse formato implicará na facilidade em realizar atualizações dos objetivos e conquistas pelo líder da equipe.
O QUE DEVO FAZER:
Crie documentos digitais através de ferramentas como o word, powerpoint ou aplicativos do google drive (disponível através do gmail) e organize as principais informações do seu projeto como: NOME DA INICIATIVA, OBJETIVOS, EQUIPE, TÁTICAS, ESTRATÉGIAS, PERSONA, MÉTRICAS CHAVE E ETC.
Dica: Utilize imagens, ícones e gráficos para agilizar o entendimento das informações pela equipe.
COMUNICAÇÃO INSTÂNTANEA
WhatsApp, Skype, Telegram, Hangouts, Trello... não importa qual plataforma você use, o importante aqui é transmitir atualizações sobre o seu projeto de forma rápida, ágil e organizada.
A possibilidade de criação de grupos é um motivo a mais para utiliza-las, além do fácil acesso remoto através dos smartphones.
A maneira na qual a informação será entregue ficará a seu critério, já que as ferramentas citadas possibilitarão a criação de textos, vídeos, áudios e compartilhamento de documentos.
O QUE DEVO FAZER:
Baixe os aplicativos no celular (ok, você já deve ter um deles) e também no seu computador, crie um ou mais grupos, crie um código de boas práticas para o espaço. Fácil, não?
RELATÓRIOS E MÉTRICAS
Atualizar a evolução das ações do projeto para a equipe é essencial para manter o time motivado e atento as atividades que já foram ou serão realizadas.
Determine um período para analisar as métricas e cumprimentos dos objetivos conhecidos por todos, dessa forma, será possível eliminar percalços e otimizar o que vem dando certo.
O QUE DEVO FAZER:
Determine um período para avaliar o desenvolvimento do seu projeto, por exemplo: A cada bimestre vamos analisar quantitativamente o crescimento dos números de interessados em participar, patrocinar ou apoiar a nossa iniciativa.
Meça o que realmente faz a diferença para o seu projeto, como por ex.: Um número 2x maior de pessoas demonstraram algum tipo de interesse ou apoiaram o nosso projeto em relação ao bimestre anterior.
Comunicação Institucional - Muito prazer!
Presumimos que a Maria, José e o João estejam a par de tudo que compõe o projeto. Isso quer dizer que se perguntarmos qual é o objetivo da iniciativa, todos irão nos responder a contento, inclusive, nos atualizando sobre as últimas decisões da equipe e atual cenário da organização.
A Comunicação Institucional baseia-se em relacionamento. A estratégia principal é conectar-se com outras organizações, que podem ser veículos de comunicação, empresas privadas, poder público e a comunidade em geral.
A ideia aqui é mostrar o que ou quem você é, e apresentar os seus objetivos e propósitos (missão e valores) à quem interessa.
FERRAMENTAS
ASSESSOR DE IMPRENSA
O assessor é responsável pelo relacionamento entre o projeto e os veículos de comunicação, a fim de torná-lo conhecido por um público de massa. O objetivo é fazer uma fração de pessoas conhecer o seu projeto e invariavelmente, se interessar por ele.
Como falamos na comunicação interna, ter um profissional destacado para isso é privilégio para poucas equipes de projetos. Muitas vezes o produtor/idealizador assume esse papel ao negligenciar a comunicação para cuidar das fases de concepção e viabilização do projeto, e volta as suas atenções a ela sempre quando "tem um tempinho livre" e sabemos, isso nunca funciona de maneira adequada.
O QUE DEVO FAZER:
Contrate um profissional ou agência para gerenciar a sua comunicação. Se não for possível, busque por treinamentos em oficinas e workshop em comunicação e marketing e aplique os conhecimentos aprendidos no seu projeto. Vale acompanhar o blog da #selo também!
REDES SOCIAIS
É impossível nos dia atuais, pensar em comunicação sem ter um perfil em redes sociais. O grande número de usuários e possibilidades de criação e compartilhamento de publicações e eventos é um importante alicerce de propagação da sua mensagem e projeto.
O QUE DEVO FAZER:
Crie um perfil institucional em redes sociais, é gratuito. A partir daí, o seu planejamento de comunicação vai definir formatos de publicações, publico de interesse, frequência de postagens e objetivos gerais. Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, Pinterest... participe e conheça mais sobre elas.
Mas lembre-se:
Só há resultado real em redes sociais com investimento. Não será fácil, mas ao realizar um bom trabalho, certamente você colherá resultados satisfatórios.
BLOG
Criar um canal de comunicação com público de interesse é um passo importante para o seu projeto. Isso já compreendemos. Criar um blog institucional é um meio interessante de mostrar as suas ideias através de textos, vídeos ou qualquer outro formato de conteúdo que possa levar a sua mensagem a quem interessa.
"PRECISO DE UM BLOG AGORAAA!"
Não haja por impulso. Planeje bem, defina um linha editorial, faça testes, inclua parceiros que dividam uma visão parecida com a sua, convide outros projetos para mostrar seus trabalhos e crie um espaço para os apoiadores e patrocinadores, se for o caso. Um blog dá trabalho, leve-o a sério.
O QUE DEVO FAZER:
Se você tem tempo para planejar posts e publica-los, você pode tocar um blog sozinho. Mas se o seu cenário não for esse, esqueça. Busque por profissionais que possam ajudá-lo a trabalhar com essa mídia. Comece pelo Wordpress e aprenda boas práticas para mídia no Viver de Blog e Resultados Digitais.
WEBSITE
Ter um website é ter uma casa própria, onde você cuida e muitas vezes muda os móveis pra lá e pra cá. Analogias a parte, ter um site é a decisão mais acertada que você pode ter ao cuidar da sua comunicação.
Infelizmente, poucos projetos tem uma presença definida na web. Veja bem, ao contrário de perfis em redes sociais, onde você fica a mercê das alterações e politicas impostas pelos seus donos, em um site, você tem a possibilidade de customiza-lo do seu jeitinho.
O objetivo é guiar o seu público de interesse ao seu espaço na web, e conectá-los com as suas ideias e propósitos.
O QUE DEVO FAZER:
Contratar um profissional ou agência de publicidade/digital/marketing para criar e administrar o seu site. Um site, assim como perfis de redes sociais, funciona melhor com estratégia e investimento na plataforma.
Comunicação de Marketing - Aqui estamos!
Criar conexão, identificação e sentimentos. Um dos grandes objetivos do marketing é envolver o seu público através do seu posicionamento e propósitos.
O marketing exige verdade, proximidade, cuidado e transparência. É nele que você apresentará as suas qualidades e diferenciais de mercado. As ferramentas de comunicação que citamos acima trabalham em sinergia com comunicação de marketing, pois é através dela que os seus objetivos serão concretizados!
MEIOS
Você poderá utilizar os mesmos meios listados para a comunicação institucional. No entanto, o seu objetivo agora é criar estratégias para uma comunicação que sejam mais próximas, atrativas e que "vendam" a sua ideia ao público de interesse.
ALGUMAS ESTRATÉGIAS
O principio básico para se começar a comunicação de marketing é conhecer o seu mercado e público de interesse. Saber em que contexto encontra-se a sua área vai determinar o que e como se comunicar.
Em cenários rapidamente mutáveis como o sociocultural, é importante sempre estar por dentro das melhores práticas para conquistar adeptos aos seus objetivos e realizar uma ativação certeira de marca.
EVENTOS
Criar eventos é uma estratégia sempre bem vinda para mostrar a sua marca a possíveis apoiadores e patrocinadores. Não precisa ser um evento grandioso e com um orçamento absurdo.
Pense em algo simples, que reúna as organizações e o público de interesse no mesmo local, e aproveite para reforçar a sua atuação e diferenciais. O objetivo é criar uma experiência memorável para o seus parceiros. Lembre-se: conexão, identificação e sentimentos.
O QUE DEVO FAZER:
Promova um evento que reforce os seus objetivos. Pense em um local confortável e bem estruturado para receber o seu público. Faça uma lista de convidados que poderão se tornar parceiros chave do seu projeto.
Planeje atrações ou aproveite para apresentar o que o seu projeto realiza. Seja gentil e trabalhe em conjunto com o seu time de comunicação para a produção de conteúdo audiovisual e editorial. Não esqueça da alimentação.
PRODUTOS EXCLUSIVOS
Camisetas, canetas, agendas, canecas, entre outros. Personalizar produtos é uma estratégia eficaz para qualquer organização, independente do porte. Não se pode subestimar um "brinde" e seu poder de conexão com o seu público de interesse.
Você também poderá criar um e-commerce ou bazar in loco desses produtos e fomentar o seu projeto de forma recorrente.
O QUE DEVO FAZER:
Pense em produtos que podem ser produzidos para promover a sua marca. Busque por sites como a printi, e crie produtos exclusivos como agendas, chaveiros, canetas e adesivos.
Se o seu projeto envolve oficinas de customização, aproveite para gerar renda com produtos originais.
Trabalhe com o seu time de comunicação, planeje a confecção e distribuição desses materiais.
PRODUÇÃO DE CONTEÚDO
Produzir conteúdo é tendência no marketing digital em todo o mundo. Em comunicação institucional falamos do blog como uma das principais ferramentas para a promoção do seu projeto, a produção de conteúdo nesse espaço visa expandir a sua marca e posicionamentos.
O QUE DEVO FAZER:
O conteúdo tem um objetivo claro: converter leitores em participantes, apoiadores, patrocinadores e adeptos do seu projeto.
Para isso, é necessário planejamento do que escrever, quando, para quem e o porque. O conteúdo poderá ser produzido pelos profissionais da sua equipe ou produtores parceiros em diversos formatos.
Dica: Faça vídeos (com celular mesmo), textos e fotos. Produza com frequência, fale sobre suas ideias, atualizações e objetivos.
CONCLUSÃO Perceba que o caminho evolui de dentro para fora: comunicação interna, institucional e de marketing. Dessa forma o bom planejamento e responsabilidade sobre a área são determinantes para o seu sucesso.
Todo o caminho que apresentamos dependerá muito do contexto em que você (produtor) e o seu projeto (ideia) se encontram. Ainda assim, ter consciência da sua importância já é um indicativo que você deverá considera-la como um item essencial do seu projeto.
A comunicação empresarial pode levar o seu projeto a um novo patamar, tenha-a como um estratégia de sobrevivência e sustentabilidade dele.
